2025年4月から特定技能の定期面談がオンライン対応に！受入企業が知るべき対応ポイント

2025年4月の制度改正により、特定技能外国人を受け入れる企業にとって重要な「定期面談」が、登録支援機関によりオンラインでも実施可能となりました。
これまでは原則として対面面談が義務付けられていた中、コロナ禍では一時的にオンライン面談が認められた経緯がありますが、今回の改正では正式な制度としての導入となります。
これにより、企業が委託している登録支援機関の面談実施方法が変わる可能性があり、受入企業としても支援状況の把握や対応が必要です。

本記事では、この制度変更の概要と、受入企業の担当者が押さえておくべきポイント、支援機関との連携で注意すべき点についてわかりやすく解説します。

定期面談のオンライン化とは

特定技能外国人を受け入れている企業では、外国人が円滑に働き、生活できるよう、登録支援機関による「定期面談」が義務付けられています。
面談は3か月に1回以上実施し、労働環境や生活上の課題を早期に把握するためのものです。

これまで、この面談は原則「対面」での実施が求められていましたが、2025年4月の制度改正により、オンラインでの実施が正式に認められることとなりました。
これにより、登録支援機関はZoomやGoogle Meetなどのビデオ通話を使って支援を行うことが可能となり、遠方の現場や移動負担の多い支援現場の効率化が期待されています。

ただし、オンライン面談は「対面と同等の質」を確保することが前提であり、録画保存や同意取得などの厳格なルールも定められています。
受入企業は、支援を委託している登録支援機関の支援方法が変わることを理解し、自社の特定技能外国人が適切な支援を受けられているかどうかを、引き続き確認する姿勢が求められます。

面談ルールの変遷と制度変更の背景

特定技能制度が開始された2019年から、外国人支援の一環として定期面談は「対面」が基本とされてきました。
しかし、2020年のコロナ禍により一時的にオンライン面談が容認され、感染状況の落ち着きとともに再び対面に戻されました。

その中で、地方や遠方の現場を多く担当する支援機関からは、支援担当者の移動負担や人手不足の問題が指摘されていました。
こうした現場の声を受けて制度が見直され、2025年4月より正式にオンライン面談が認められる形となりました。

今回の制度変更により、支援の効率化だけでなく、支援内容の透明性や記録性も強化されます。
たとえば、録画によって面談内容が保存され、必要に応じて入管当局が確認できる体制となります。

受入企業の担当者としては、「支援のやり方が変わるだけ」と捉えるのではなく、外国人がきちんと支援を受けられているか、現場で困っていないかを定期的に支援機関と共有する姿勢がこれまで以上に重要になります。

受入企業が知っておくべきオンライン面談の特徴

登録支援機関がオンライン面談を行う際には、以下のようなルールが定められています。
これらは企業担当者が知っておくべき内容でもあり、特定技能外国人の不安や疑問に対して企業側が説明できる体制を整えることも重要です。

■オンラインならではの確認事項

• 面談中に第三者の介入がないかの確認（部屋全体の映像、イヤホンや他デバイスの使用確認）
• 質問内容や順番を変えながら、本人の自由な発言を引き出す工夫
• 面談後に不審点があれば、個別連絡で再確認する仕組み

こうした運用を通じて、形式だけの支援ではなく、「本人が本音を話せる環境づくり」が求められています。受入企業としては、「支援が形骸化していないか」「支援機関との連携は取れているか」を定期的に見直すことが大切です。

オンライン化で期待されるメリットと現場の注意点

制度上のオンライン面談の導入により、支援側・企業側ともに以下のようなメリットが期待されます。

■メリット
・支援のスピードと柔軟性の向上（急な日程変更にも対応可能）

・地方や現場訪問が難しい場合でも支援継続が可能

・面談記録が残ることで、支援の透明性・証拠性が向上

■注意点（企業が理解しておきたい点）
・面談中に第三者の介入があった場合、再度対面面談が必要

・録画データの保管は支援機関に委ねられているが、企業としての説明責任も意識

・オンラインでも「外国人が悩みを話せる環境」がないと、支援の実効性が下がる

受入企業としては、支援機関任せにするのではなく、月次報告や面談内容を共有してもらう仕組みを作ることで、外国人材の安心感にもつながります。

受入企業がとるべき対応と支援機関との連携

制度改正を受けて、受入企業として具体的にどのような対応をすべきか、以下にまとめます。

また、今後は「初回対面＋2回目以降はオンライン」など、ハイブリッド型の運用が主流になる可能性もあります。
支援機関に任せきりにせず、外国人が安心して働き続けられる環境づくりの一環として、支援体制を共に考える姿勢が求められます。

まとめ

2025年4月の制度改正により、特定技能外国人への定期面談がオンラインでも実施可能になりました。この制度は支援の効率化に寄与する一方で、本人の同意取得や録画保存など、運用にあたっての厳格なルールも存在します。

受入企業としては、支援機関の業務内容が変化する中でも、「特定技能外国人が安心して働けているか」「支援内容に問題がないか」を把握するために、面談結果の共有や月次報告の確認などを積極的に行う必要があります。

制度変更は支援機関に直接影響するものですが、外国人材を実際に雇用している企業としても、その影響をしっかり理解し、現場の声をキャッチする役割が重要です。支援機関と密に連携を取りながら、外国人材が長く安心して働ける体制を整えることが、今後ますます重要となっていくでしょう。

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