特定技能外国人を採用する際、「どのような書類を準備すればよいのかわからない」「書類が多くて手続きが複雑そう」と悩む企業担当者は少なくありません。
特定技能制度では、企業側だけでなく外国人本人もさまざまな書類を提出する必要があります。また、海外から呼び寄せる場合と、日本国内から在留資格を変更する場合では必要書類が異なるほか、受入れ分野によって追加書類が求められるケースもあります。
さらに、申請様式や提出書類は制度改正に伴って更新されることがあるため、最新情報を確認しながら準備を進めることが重要です。
この記事では、2026年最新の制度を踏まえ、特定技能の申請で必要となる書類を企業側・外国人本人に分けて解説するとともに、書類準備をスムーズに進めるポイントも紹介します。
特定技能で必要な書類はケースによって異なる
特定技能の申請では、「すべての人が同じ書類を提出する」わけではありません。
必要書類は主に次のような条件によって異なります。
- 海外から新たに呼び寄せる場合
- 日本国内で在留資格を変更する場合
- 対象となる特定技能の各分野
- 技能実習からの移行か試験合格者か
- 支援計画を自社で実施するか登録支援機関へ委託するか
- 受入れ企業の区分
2026年現在、特定技能の対象分野は順次拡大されており、2027年4月からは「リネンサプライ」「物流倉庫」「資源循環」などの新分野でも実際の受入開始（運用スタート）が予定されています。2026年6月にはこうした新分野の運用要領や申請手続きの整備が進められました。
また、提出書類や申請様式は制度改正に合わせて見直されることがあります。古いチェックリストや様式を使用すると再提出となる場合もあるため、申請前には出入国在留管理庁が公表している最新の提出書類一覧を確認しましょう。
企業側が準備する主な書類
受入れ企業は、外国人を適切に雇用し、継続して支援できる体制が整っていることを証明するため、多くの書類を提出します。
代表的な書類は次のとおりです。
- 在留資格認定証明書交付申請書または在留資格変更許可申請書
- 雇用契約書
- 雇用条件書
- 特定技能外国人支援計画書
- 支援委託契約書（登録支援機関へ委託する場合）
- 登記事項証明書
- 決算書・財務諸表
- 社会保険・労働保険の加入状況を確認できる書類
- 会社概要
- 分野ごとに必要な協議会加入証明書など
なお、受入れ企業の区分や過去の受入実績によっては、一部書類の提出が省略できる場合があります。
提出書類は企業ごとに異なるため、必ず最新の提出書類一覧を確認し、自社に必要な書類を準備しましょう。
外国人本人が準備する主な書類
外国人本人も、本人確認や技能・日本語能力などを証明するための書類を提出します。
一般的に必要となる書類は以下のとおりです。
- パスポート
- 在留カード（日本国内に在留している場合）
- 証明写真
- 技能試験合格証明書
- 日本語試験合格証明書
- 履歴書
- 健康状態に関する書類（必要に応じて）
- その他本人確認書類
試験ルートで特定技能を取得する場合は、技能試験と日本語試験の合格証明書が必要になります。
一方で、技能実習2号を良好に修了した外国人が対応する特定技能分野へ移行する場合は、技能試験や日本語試験が免除されるケースがあります。
対象となるルートによって必要書類が異なるため、事前に確認しておくことが重要です。
書類準備で注意したいポイント
必要書類をそろえても、内容に不備があると追加提出や審査期間の長期化につながることがあります。
特に次のポイントには注意しましょう。
◆記載内容を統一する
会社名や所在地、外国人氏名などが書類ごとに異なると、確認作業が必要となり審査が長引く原因になります。
英字表記や住所表記まで統一しておきましょう。
◆最新様式を使用する
入管申請書類は定期的に改訂されています。
2026年6月にも、新分野の追加に伴う様式整理や提出書類一覧の改訂が行われています。古い様式で提出すると再提出（不備連絡）となる可能性があるため、申請直前には必ず最新様式をダウンロードして使用しましょう。
◆有効期限を確認する
登記事項証明書などには取得後一定期間以内という提出条件が設けられているものがあります。
取得時期にも注意し、期限切れにならないよう準備することが大切です。
◆分野ごとの追加書類を確認する
介護、外食、建設、リネンサプライ、物流など、各分野・業務区分ごとに固有の追加書類（協議会の加入証明や分野別の要件確認書など）が必要になります。分野別運用要領もあわせて確認しておくと安心です。
書類準備をスムーズに進める方法
特定技能制度では提出書類が多く、採用活動と並行して準備を進めると漏れが発生しやすくなります。
そのため、次のような流れで進めることをおすすめします。
- 採用予定者を決定する
- 最新の提出書類一覧を確認する
- 企業側・本人側で準備する書類を整理する
- 不足書類を早めに取得する
- 提出前にダブルチェックを行う
また、登録支援機関や行政書士などの専門家と連携することで、必要書類の確認や収集を効率よく進められます。
初めて特定技能外国人を受け入れる企業では、制度に精通した専門家へ相談することで、申請ミスや手戻りを防ぎやすくなるでしょう。
まとめ
特定技能の申請では、企業側と外国人本人の双方が多くの書類を準備する必要があります。
必要書類は、海外からの呼び寄せか在留資格変更か、対象となる17分野、企業区分などによって異なるため、自社に必要な書類を事前に確認することが重要です。
また、特定技能制度は対象分野が順次拡大しており、2026年6月には新分野（リネンサプライ、物流倉庫、資源循環など）の運用要領や提出様式の整備が進められ、2027年4月からの本格的な受入れ開始に向けて動き出しています。制度改正や様式変更が頻繁に行われるため、申請時には必ず出入国在留管理庁が公表する最新の提出書類一覧や様式を確認しましょう。
Link Asiaでは、特定技能外国人の採用支援から必要書類の準備、在留資格申請のサポートまで一貫して対応しています。初めて特定技能外国人を受け入れる企業様も、安心して手続きを進められるようサポートいたします。特定技能外国人の採用をご検討中の企業様は、お気軽にLinkAsiaまでご相談ください。
